Tham dự Tech Lounge

Tham dự Tech Lounge


#TinhteLookBack: Google Workspace, tự động hóa công việc quá ngon

19/12/2021 11:7Phản hồi: 60
#TinhteLookBack: Google Workspace, tự động hóa công việc quá ngon
Đã 1 năm mình không cài Microsoft Office và chuyển hẳn sang Google Workspace (mình dùng nhiều nhất là Google Docs, Sheets và Forms). Bộ công cụ này đã thay đổi cách mình làm việc, hỗ trợ mình tạo ra nhiều thứ vui vẻ và kiếm thêm thu nhập.

1. Miễn phí và tự động lưu trữ trên Google Drive

Screen Shot 2021-12-19 at 16.17.20.png

Chỉ cần tạo một tài khoản Google miễn phí là mình đã có thể:

1. Tạo file Docs (Words)/ Sheets (Excel) ngay trên trình duyệt mà không cần phải cài thêm App vào máy.

2. File được tạo sẽ được lưu vào Google Drive → có thể bỏ máy ở nhà và lên công ty vẫn có thể làm việc ngon lành (đăng nhập Google thôi)

Screen Shot 2021-12-19 at 16.21.42.png
3. Khi cần có thể xuất file .docx, .pdf hoặc file .epub dùng cho các thiết bị như Amazon Kindle.

Screen Shot 2021-12-19 at 16.24.19.png
4. Cần chia sẻ file cho ai đó chỉ cần bấm chia sẻ → điền email → file sẽ được gửi thẳng vào email của người nhận

5. Khi cần mở file Word thì mình sẽ upload nó lên Google Drive và chọn mở bằng Docs là xong.

Screen Shot 2021-12-20 at 09.14.48.png
*Google Docs được tích hợp API soát lỗi tiếng Anh và cả tiếng Việt, mình thấy hữu dụng nhất là phần Collocation tiếng Anh (trật tự từ), các bạn luyện viết tiếng Anh trên Google Docs sẽ được gợi ý các từ dùng chung với nhau rất hay.

Vd: trong hình trên thì mình viết thiếu giới từ with và mạo từ an → theo collocation thì provide sẽ có cách dùng trong câu là “provide somebody with something”, còn danh từ trong câu thì phải đi với mạo từ khi ở số ít


Screen Shot 2021-12-20 at 07.48.22.png
*Google Sheets thì các hàm tương tự như Excel, tuy nhiên mình không chuyên về Excel nên có thể những công việc chuyên sâu sử dụng Excel sẽ thiếu chức năng trên Google Sheets (các bạn góp ý ở phần comment giúp mình nhé)

Quảng cáo



2. Tạo hệ thống làm bài trực tuyến bằng Google Form + Google Sheets

5634047_Screen_Shot_2021-09-11_at_11.48.35_AM.jpg


Mọi người thường sử dụng Google Form để tạo biểu mẫu thu thập ý kiến của khách hàng và lưu trữ dữ liệu vào Google Sheets. Mình thì dùng 2 món này để tạo nên hệ thống làm bài trực tuyến cho học viên, đã có bài chia sẻ chi tiết tại đây:

https://tinhte.vn/thread/day-hoc-mua-covid-tao-he-thong-lam-bai-va-theo-doi-tien-do-bang-google-form-va-google-sheet.3399196/

photo_2021-12-19_16-32-12.jpg
Học viên của mình làm bài và Google Form sẽ tự động chấm, lưu trữ điểm số vào Google Sheets. Sau đó dữ liệu sẽ được hiển thị lên Website của mình để học viên có thể theo dõi quá trình học tập. Hệ thống này mình tạo ra với giá 0đ và tất nhiên nó giúp mình kiếm ra thu nhập ^^

https://tinhte.vn/thread/chia-se-cong-viec-cua-minh-da-hoan-toan-thay-doi-sau-dai-dich.3426791/

[Chia sẻ] Công việc của mình đã hoàn toàn thay đổi sau đại dịch!

Chào mọi người, cuộc sống của mọi người đã dần quay lại bình thường chưa. Hôm nay mình xin chia sẻ những thay đổi trong công việc của mình sau đại dịch. Vào luôn nhé. *Quy định của tinhte là không quảng cáo và chèn link bán hàng nên nội dung mình…
tinhte.vn

Quảng cáo



3. App script - tạo công cụ tự động hóa bằng Javascript

Screen Shot 2021-12-20 at 08.17.11.png


Đây là công cụ cực kỳ tuyệt vời được tích hợp phía sau Google Docs/ Sheets/ Forms. Do mình biết Javascript nên chỉ cần xem video trên Youtube và Documents hướng dẫn của Google là có thể sử dụng được ngay. Sau đây là những công cụ mình đã tạo ra:

1. Gửi mail tự động

5385279_IMG_0153.jpeg

Mình soạn sẵn bài học cho 100 ngày và kích hoạt App Script → 6-7h sáng nó sẽ tự động gửi mail cho học viên → việc nhận bài theo cách này thật sự rất hiệu quả trong việc tăng thói quen tự học cho học viên → chuyên cần và kết quả làm bài đều hơn hẳn từ sau khi mình áp dụng phương pháp này (Đã có bài chia sẻ chi tiết tại đây:

https://tinhte.vn/thread/chia-se-may-mo-lap-trinh-va-cai-ket-mail-tu-dong-da-thay-doi-viec-day-hoc-cua-minh-nhu-the-nao.3290909/

[Chia sẻ] [Mày mò lập trình và cái kết] - Mail tự động đã thay đổi việc dạy học của mình như thế nào

Kéo đến 2:34 để xem phần hướng dẫn chính nhé 1. Mình là ai, vấn đề mình gặp phải trong công việc Mình hiện là một giáo viên tiếng Anh và rất yêu thích lập trình (chuyên ngành chính của mình là Sư phạm, mình chưa tham gia khóa học IT nào…
tinhte.vn


Các bạn làm công việc như Marketing cũng có thể ứng dụng cho tệp khách hàng nhỏ, gửi mail chúc mừng sinh nhật hoặc khuyến mãi vào các dịp đặc biệt trong năm chẳng hạn.

Screen Shot 2021-12-19 at 17.07.11.png
*Lưu ý: app script bản miễn phí chỉ cho phép gửi 100 mails/ ngày, nếu muốn nhiều hơn các bạn phải đăng ký gói Google Workspace (mình đang dùng gói 4.2 đô/ tháng ~ 100k) thì sẽ được mở giới hạn lên 1500 mails/ ngày

2. Liên kết Google Sheets + Docs + Gmail đẩy nhanh tốc độ làm việc

Đây là bài toán mình vừa xử lý gần đây bằng App Script để tăng tốc độ làm việc:

Screen Shot 2021-12-19 at 17.29.21.png
Mình nhận bài viết của học viên qua Google Forms → dữ liệu được lưu vào Google Sheets

Mình phải: tạo một file Google Docs rồi copy bài của học viên từ Google Sheets vào → chấm xong thì lấy copy link Docs bỏ vào Gmail gửi lại cho học viên.

Screen Shot 2021-12-20 at 08.17.11.png
Mình viết App Script tạo một menu tên mình là ‘qsangp’ cho phép mình có các tùy chọn làm việc nhanh hơn.

Screen Shot 2021-12-19 at 17.33.38.png
Giờ mình chỉ cần chọn ô email:
  1. Bấm create Docs nó sẽ tự động tạo file Google Docs và copy phần bài làm ở cột F vào, đồng thời dán link file Docs vào cột J
  2. Bấm add Essay thì nó sẽ thêm bài mới vào file Google Docs đã được tạo trước đó (mình cho thêm ở trên cùng, bấm vào link là chấm thôi không phải cuộn)
  3. Chấm xong bấm Send Emails thì nó sẽ tự soạn nội dung có tiêu đề “Gửi bạn bài chấm Day …” và nội dung là link ở cột J
Mọi người xem video chi tiết ở đây nhé:


Mình chấm một ngày trung bình 50-80 bài, tốn rất nhiều thời gian nên có phần menu trên giúp mình cải thiện hiệu suất chấm và có thêm thời gian cho những công việc khác ^^

4. Kết

Dùng Google Workspace đã giúp mình:


  1. Chia tay Microsoft Office
  2. Xử lý văn bản, bảng tính ngay trên trình duyệt, có thể bỏ máy ở nhà và lên công ty đăng nhập Google là làm việc ngon lành
  3. Tạo hệ thống làm bài trực tuyến cho học viên → tăng trải nghiệm cho người học và tạo thêm nguồn thu nhập cho mình
  4. Tạo mail tự động gửi bài cho học viên → tăng chuyên cần của người học → tăng hiệu quả khóa học → nhiều người biết đến → thu nhập tăng
  5. Tăng tốc độ làm việc bằng App Script → cải thiện hiệu suất chấm bài → có thêm thời gian cho những công việc khác

Cảm ơn mọi người đã theo dõi bài, mình sẽ tạo 1 File PDF hướng dẫn dùng App Script và chia sẻ miễn phí cho thành viên tinhte, mọi người đón đọc nhé.

Tinhte LookBack sẽ nhìn lại sự kiện, sản phẩm đáng chú trong năm qua, cung cấp những nhận định chuyên sâu, các phân tích đậm chất công nghệ. Nhân dịp cuối năm, mời anh em thưởng thức các bài LookBack rất hay nhé.

60 bình luận
Chia sẻ

Xu hướng

Hay quá anh. Hóng phần tiếp theo
Đừng nói nữa, quất đi em
hóng hướng dẫn App Script
Emtoi.org
ĐẠI BÀNG
2 năm
sài cho văn phòng khối cơ quan nhà nước về thể thức văn bản không phù hợp.
Google sheet có nhiều hàm và lệnh như excel không bạn ơi? Mình xài Docs không sao nhưng Sheet thiếu các hàm với công thức như Excel thì khó làm việc lắm
@p700i Bài sau nhé hihi
@nospecial Tạm thời với mình là vậy
@lightingbolt Mình dùng mấy năm nay chủ yếu các việc về báo cáo tài chính, đa số các hàm excel khá đầy đủ.
Thỉnh thoảng có làm một số thống kê.
Có 1 cái mà Google sheet nhúm data từ file Google sheet khác. Rất tiện cho công việc thống kê của mình và tốt cho làm việc nhóm.
Không hỗ trợ mấy font kiểu vntime vẫn là cái thiếu sót lớn
@buianhtrung58 convert các văn bản đó sang unicode đi bạn
ghost85
CAO CẤP
2 năm
@buianhtrung58 Sao giờ vẫn dùng .VnTime nữa à? Gặp font này thì việc đầu tiên là mình convert sang unicode
@Nam Air Convert như nào vậy bạn,mình bên sư phạm đa phần các bài giảng trên mạng vẫn dùng bộ này
@ghost85 Thì tài liệu tải trên mạng có sao dùng vậy thôi bạn
@buianhtrung58 trong cái unikey ở dưới dock ấy, bác click chuột phải vào thì sẽ thấy dòng đổi bảng mã gì gì đó, copy văn bản vào ô đổi thôi, lâu rồi em không dùng, nhưng mà nó là thế á.
TND NO
TÍCH CỰC
2 năm
Tùy nhu cầu công việc thôi, đối với mình Google sheet vẫn không thể thay thế Excel. Mấy dịch vụ online của Google thì bên Office cũng có online nên mình cũng chả dùng Google làm gì.
@TND NO Tùy nhu cầu bác. Phần lớn ae ko chuyên sâu thì GG docs là quá đủ.
MS cũng có bộ online nhưng ko mấy người biết đến. Đơn giản là MS bê bộ offline cắt bớt đi rồi ném lên web. Rất nặng nề và ko hiệu quả. Trong khi bộ GG đơn giản, nhẹ nhàng, nhiều công cụ thông minh. Và được liên kết với tất cả các dịch vụ khác của GG
đến khi nhận file Worddịnh dạng MS mở lên trên trên Google Doc thấy nó lệch khung tùm lum
Excel thì dấu chấm phân cách hàng triệu, ngàn qua Google Docs thành dấu thập phân...
Có độ lệch pha giữa 2 hệ....
Đang xài gói Microsoft 365, ngoài Office ra còn 1TB bộ nhớ, vừa dùng song song Google Docs, nhất là edit của nhiều người online...
DoiMatNau
ĐẠI BÀNG
2 năm
Em đang dùng gói 10$/ tháng mà chưa dùng hết ưu đại của nó, email và lưu trữ là chính
Đang dùng gói 30$/tháng của nó .. chủ yếu gmail, meet và my drive (lưu trữ).. ~~ Dùng nhiều là share drive làm việc nhóm bá chấy luôn ~~ Còn mấy tính năng khác chả động tới 😆
tvtruc
ĐẠI BÀNG
2 năm
Google không có Access.
cám ơn a. quá hữu ích ạ.
VanHieu1991
ĐẠI BÀNG
2 năm
Chuẩn bị thay thế Office được chưa 😁
@VanHieu1991 Các cty nhỏ, startup thì nên dùng Google Workspace, còn cty lớn, tập đoàn thì nên dùng Office 365.
figerpublic
ĐẠI BÀNG
2 năm
@gauto988 Mình cũng thấy vậy. Doanh nghiệp lớn họ tích hợp rất sâu với microsoft, nhất là mấy tập đoàn đa quốc gia vì có AD phân quyền các kiểu nên xài trọn bộ của microsoft luôn.
@figerpublic Mình thì thấy nó nằm ở mức độ tương thích nữa bạn, ví dụ bên đối tác sử dụng Microsoft Excel để vẽ chart, dùng macro hay biểu diễn dashboard phức tạp chút là ôi thôi Google Spreadsheet là thảm hoạ, những tài liệu quan trọng như hợp đồng, bản vẽ, báo cáo...Mà dùng Google Workspace thì ôi thôi, khách hàng có khi méo muốn đọc...
Nhưng cái quan trọng là giờ các cty chuyển sang Office 365 rồi cho tiết kiệm chi phí, chứ GSuite tăng lên 6usd/ người/ tháng. Cty tôi 300 mạng , mỗi tháng mất 1800usd trong khi mua office 365 thì 1 năm /user chỉ có 3 tr mấy
Nói chung tạm ổn đáp ứng đủ cho nhu cầu cá nhân hoặc quy mô giáo dục nhỏ. Nhưng dùng cho khối văn phòng hay kế toán hay các nhu cầu đòi hỏi sự tương thích nhất của nhiều người dùng thì Office vẫn là số 1. Chưa tính đến quyền riêng tư và tính bảo mật của nội dung văn bản thì Microsoft, do các cơ quan phòng ban nhà nước nhiều nơi vẫn chạy win xp và word 2003 😬 Mạng nội bộ cơ quan doanh nghiệp không cho phép nhân viên kết nối đến gmail để sử dụng
k300123
TÍCH CỰC
2 năm
Bạn chủ thớt cho mình hỏi Google sheet có cái gì tương tự với power query bên Excel không?
Nếu có thì chuyển qua dùng luôn thay excel
@k300123 Dạ mình search trên youtube có nhiều bài hướng dẫn power query cho Google Sheet, bạn tham khảo nhé.
k300123
TÍCH CỰC
2 năm
@qsangp tks bạn, mình cũng vừa tìm hiểu, trên GG sheet có hàm Query, nhưng quả thực tính năng chưa thể so bì với power query của MS excel (hoặc là mình chưa biết và chưa tìm ra hướng dẫn) . Mình cần công cụ mạnh để chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều nguồn, nhiều file khác nhau, rồi cho ra phân tích theo ý muốn như Power BI hiện đang làm. Hy vọng trong tương lai GG sheet tiếp tục phát triển để hỗ trợ những tính năng này.
Cái app scrip của GG sheet cũng không so bì được với thư viện pandas của Python trong việc tính toán dữ liệu lớn. xem ra tương lai gần cũng chưa thể sử dụng được GG sheet thay thế các công cụ cồng kềnh đang dùng rồi 😔
@k300123 Dạ như vậy thì Sheets chỉ phục vụ được những công việc nhỏ và cá nhân, còn nếu chuyên nghiệp hơn thì vẫn phải dùng những công cụ đặc dụng, cảm ơn đóng góp của bạn ạ.
k300123
TÍCH CỰC
2 năm
@qsangp cũng rất mong GG sheet nâng cấp thêm bạn ạ, giờ mình dùng mấy cái của MS nó nặng, mà quan trọng là mất phí, có phải máy tính nào cũng cài dc bản quyền đâu.
chạy online như GG sheet vừa tiện vừa nhẹ nhàng cho máy, tiện lợi vô cùng
phongpt.neu
ĐẠI BÀNG
2 năm
Appscript là cái cực kỳ đáng giá. Mình đã viết hẳn 1 app CRM (front end HTML chứ không phải là Google Sheet nha) chỉ bằng Google App Script và Google Sheet.
Thầy giáo 4.0
vihali
ĐẠI BÀNG
2 năm
Bài giảng của mình có công thức nên vẫn soạn qua Word nhưng Sheet, Form, Gmail và Appscript dùng để quản lí thông tin khá hữu dụng.
Chà, hay đó

Xu hướng

Bài mới









  • Chịu trách nhiệm nội dung: Trần Mạnh Hiệp
  • © 2024 Công ty Cổ phần MXH Tinh Tế
  • Địa chỉ: Số 70 Bà Huyện Thanh Quan, P. Võ Thị Sáu, Quận 3, TPHCM
  • Số điện thoại: 02822460095
  • MST: 0313255119
  • Giấy phép thiết lập MXH số 11/GP-BTTTT, Ký ngày: 08/01/2019