Terug naar blogoverzicht

Bureaucratie

Bureaucratie. Ook het hoger onderwijs ontkomt er niet aan. Maar is die term eigenlijk niet te vaag en algemeen, te negatief ook? En zo ja, kun je er zélf aan ontkomen?

Betekenis

Volgens de Dikke van Dale zijn er twee betekenissen van het woord bureaucratie. In negatieve zin is het “een overmaat aan regelende instanties en regelingen”. In niet-negatieve zin is het een “organisatiestructuur die ervoor zorgt dat overheidsbesluiten op een doelmatige manier worden uitgevoerd”. De laatste betekenis is dus best positief.
Ook Wikipedia, heeft natuurlijk een omschrijving voor bureaucratie: “Een organisatiestructuur die gekenmerkt wordt door aan regels onderheven procedures, verdeling van verantwoordelijkheid, hiërarchie en onpersoonlijke relaties.”

Herkenbaar

Deze laatste omschrijving is herkenbaar voor mij in mijn werk op een hogeschool, maar: ten dele. Dat er procedures en onderliggende regels nodig zijn is logisch. Als maatschappij hebben we immers ook regels afgesproken die het leven overzichtelijk maken. In het verkeer bijvoorbeeld: stoppen voor rood, oversteken bij groen, …zo kan ik nog wel even doorgaan (bij oranje?).

Last van hiërarchie? Dat heb ik zelf weinig tot niet in de wereld die hogeschool heet

Bureaucratische kenmerken

Maar andere genoemde bureaucratische kenmerken zoals verdeling van verantwoordelijkheid, en vooral: hiërarchie en onpersoonlijke relaties, zijn minder herkenbaar. Verdeling van verantwoordelijkheid is een groot goed, als het dan in ieder geval niet misbruikt wordt door mensen die denken dat alleen een e-mailtje doorsturen ook onder gedeelde verantwoordelijkheid valt. Last van hiërarchie? Dat heb ik zelf weinig tot niet in de wereld die hogeschool heet. En onpersoonlijke relaties? Daar heb je zelf natuurlijk grote invloed op.

Kantoortuin

Via het uitzendbureau, kwam ik ooit terecht achter mijn eerste officiële bureau in een kantoortuin, zoals ik die alleen kende van tv. Ik had wel meer administratieve baantjes gehad, maar nu kwam ik terecht op een hogeschool. Vier bureau-eilanden van elk drie bureaus, allemaal ingericht met een vaste telefoon en toebehoren. Verder een arsenaal aan archief- en ladekasten, een aantal centrale printers en nog wat plichtmatig groen.
Ik had maar een paar krabbeltjes hoeven te zetten en alle hard- en software was direct geregeld door mijn ICT-contactpersoon. Net als ik had deze collega een zescijferig personeelsnummer, maar óók een voor- en achternaam. Hij loste allerhande technische problemen voor me op en, omdat ik dit korte lijntje koesterde, dronken we al snel samen een biertje.

Zenuwcentrum

Aan al die bureau-eilandjes in deze ‘archipel’ werkte iedereen aan zijn eigen taak. De taak die ik toebedeeld kreeg was onder meer de roostering van alle (ruim honderd) Masters, die in meer dan tien lessteden werden verzorgd. Een hele uitdaging. Mijn bureau was het letterlijke zenuwcentrum: centraal in de kantoortuin, en wie achter dit bureau zat had inderdaad volop de zenuwen om al dat werk geregeld te krijgen.

Aparte afkorting

De namen van alle lestrajecten waren  best verwarrend. Eén van de circa honderd trajecten was bijvoorbeeld IBD-0102. De letters waren hierin de afkorting van het specifieke lestraject, de cijfers van het lesjaar. Al die afk’s (afkortingen) leken behoorlijk op elkaar. Zo had je bijvoorbeeld ook ABD-0202, Voor een nieuweling als ik klonken ze kil en bureaucratisch.

Steeds vaker merkte ik dat direct persoonlijk contact enorm hielp om iets gedaan te krijgen

Kafkaësk

Steeds vaker merkte ik dat direct persoonlijk contact enorm hielp om iets gedaan te krijgen. Een inkoppertje misschien, maar in een grote organisatie moet je dat wel leren. Zo herinner ik me dat ik een diplomering moest regelen voor twee lestrajecten. De beide docenten wilden het heuglijke feit samen vieren en vroegen mij om een grote gemeenschappelijke ruimte, inclusief de nodige catering.
Na enige weken liepen de betreffende docenten langs mijn bureau; of ik al een ruimte had.
Ik liet hen mijn mailbox zien. Er waren maar liefst 77 uitgaande mailtjes om dit geregeld te krijgen. De docent, die toch ook wel wist dat het een en ander over meerdere schijven ging, zuchtte het uit. “Wat een bureaucratie, je wordt van het kastje naar de muur gestuurd, bijna Kafkaësk!

Vruchten plukken

Ook ik moest -gelukkig- wel eens achter mijn bureau vandaan komen vanwege een receptie of een studiedag. Ik combineerde mijn bezoek aan andere locaties altijd met een bezoekje aan de roosteraars, soms met een stukje taart erbij. Procedures, regels, allemaal noodzakelijk, maar soms kun je van een kort persoonlijk gesprek jarenlang de vruchten plukken. En daardoor zaken wat sneller voor elkaar krijgen.

Bureaucratie in het onderwijs, het is er zeker. Daarom moet je soms gewoon achter dat bureau vandáán komen!