26. 09. 2023

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 31. 8. 2023, www.findinfo.si, Avtorica: OZS, Maja Lajevec

Podjetja pogosto svoje poslovne prostore zavarujejo z videonadzorom in v zadnjem času so precej pogosta vprašanja, kako pravilno označiti izvajanje takega nadzora, da bo le to v skladu s pravili ZVOP-2 in splošno uredbo.

ZVOP-2 podrobneje ureja posamezna vprašanja povezana z vzpostavitvijo in izvajanjem videonadzora v 3. poglavju II. dela, v členih od 76. do 80. Za zasebna podjetja, ki izvajajo videonadzor so pomembne sledeče določbe:

• 76. člen ZVOP-2, ki določa splošna pravila o videonadzoru in varstvu osebnih podatkov,
• 77. člen ZVOP-2, ki določa izvajanje videonadzora pri dostopu v uradne službene oziroma poslovne prostore,
• 78. člen ZVOP-2, ki govori o izvajanju videonadzora znotraj delovnih prostorov in 
• 80. člen ZVOP-2, ki določa pravila o izvajanju videonadzora na javnih površinah.

Odločitev o uvedbi videonadzora sprejme predstojnik, direktor ali drug pooblaščen posameznik osebe zasebnega sektorja kot upravljavca v obliki pravilnika, iz katerega morajo izhajati tudi razlogi za uvedbo sistema videonadzora. Upravljavec, ki izvaja videonadzor, mora o tem, da opravlja videonadzor  objaviti obvestilo. Obvestilo mora biti vidno in razločno objavljeno na način, ki omogoča posamezniku, da se še preden vstopi v območje, ki je nadzorovano z video sistemom, seznani z njegovim izvajanjem. S takim načinom objave se posamezniku omogoči, da se lahko vstopu v nadzorovano območje odpove.

Takšno obvestilo mora poleg informacij iz prvega in drugega odstavka 13. člena Splošne uredbe obvezno vsebovati naslednje informacije:

1. pisno ali nedvoumno grafično opisano dejstvo, da se izvaja videonadzor;

2. namene obdelave, navedbo upravljavca video nadzornega sistema, telefonsko številko ali naslov elektronske pošte ali spletni naslov za potrebe uveljavljanja pravic posameznika s področja varstva osebnih podatkov;

3. informacije o posebnih vplivih obdelave, zlasti nadaljnje obdelave;

4. kontaktne podatke pooblaščene osebe (telefonska številka ali naslov e-pošte);

5. neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo.

Namesto objave v obvestilu se lahko obveščanje posameznika izvede tudi na način, da upravljavec informacije iz prvega in drugega odstavka 13. člena Splošne uredbe in informacije iz 3. do 5. točke obvestila objavi na spletnih straneh. V tem primeru mora na obvestilu iz prejšnjega odstavka objaviti spletni naslov, kjer so te informacije dostopne (URL naslov spletne strani, poleg tega pa lahko tudi QR kodo). Seveda pa taka objava (na spletnih straneh) ne pomeni, da se videonadzor lahko opravlja brez ustreznega opozorila na samem mestu opravljanja nadzora. Informacija o videonadzoru mora biti izobešena oziroma objavljena na viden in trajen način. To pomeni, da mora biti vidna ves čas, ko se videonadzor izvaja. Obveznosti obveščanja o izvajanju videonadzora se upravljavec ne more izogniti tako, da na primer v medijih javno objavi, da izvaja na določenem mestu videonadzor. Posameznik, ki vstopi v cono kjer se tak nadzor vrši mora biti torej vedno in vsakič obveščen, da vstopa v območje, ki se nadzoruje. Pri izvajanju videonadzora je pomembno, da se le ta ne sme izvajati v dvigalih, sanitarijah, prostorih za preoblačenje, hotelskih sobah in v drugih prostorih, kjer posameznik pričakuje višjo stopnjo zasebnosti.

V pomoč pri postavljanju oznak o izvrševanju videonadzora in vsebini teh oznak najdete v dokumentu ”Smernice 3/2019 o obdelavi osebnih podatkov z video napravami”. Smernice delijo te podatke na dve ravni. Prva raven je primarni, prvi stik upravljavca (videonadzor) s posameznikom, torej njegovimi osebnimi podatki. V tej fazi upravljavci opozorijo posameznika o uporabi videonadzora z opozorilnim znakom, ki vsebuje ustrezne informacije. Prikazane informacije se lahko navedejo skupaj z uporabo ikone, ki na jasen, razumljiv in berljiv način zagotovi pregled načrtovane obdelave. Oblika informacij mora biti prilagojena posamezni lokaciji. Informacija o opravljanju videonadzora mora biti na takem mestu, da lahko posameznik enostavno prepozna okoliščine nadzora, preden vstopi na nadzorovano območje. Priporoča se, da je označevalna tabla o izvajanju nadzora postavljena v višini oči, torej tako, da jo vsak lahko enostavno opazi, prav tako podatke, ki jih navaja. Opozorilni znak mora načeloma vsebovati najpomembnejše informacije, ki so posamezniku potrebne  - npr. podrobnosti o namenih obdelave, identiteto upravljavca in obstoj pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, skupaj z informacijami o največjih učinkih obdelave. To lahko na primer vključuje zakonite interese upravljavca in kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo podatkov (če je to ustrezno). Znak mora vsebovati tudi vse ostale informacije, ki bi lahko bile za posameznika pomembne - na primer informacije o prenosu tretjim osebam, zlasti če so le te zunaj EU, in o obdobju hrambe. Če te informacije niso navedene, bi lahko posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, utemeljeno predpostavljal, da spremljanje poteka samo v živo, torej brez snemanja podatkov ali njihovega posredovanja tretjim osebam. Na znaku je potrebno opozoriti tudi na informacije druge ravni (glej v nadaljevanju). Pri postavljanju opozorilnega znaka mora upravljavec izhajati iz stališča posameznika – znak mora biti postavljen na način, ki posamezniku omogoči, da lahko oceni, katero območje snema kamera in se mu izogne, če ne želi vstopiti v nadzorovan del oziroma glede na območje, ki ga pokriva kamera ustrezno prilagodi svoje vedenje.

Informacije druge ravni morajo biti na voljo tudi na mestu, ki je posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, enostavno dostopno, na primer kot celovit informativni list, ki je na voljo na osrednji lokaciji (npr. na informativnih točkah, recepciji ali blagajni) ali prikazan na zlahka dostopnem plakatu. Na opozorilnem znaku prve ravni je treba jasno opozoriti na informacije druge ravni (npr. koda QR ali naslov spletnega mesta). Pravilno je, da so te informacije zlahka dostopne tudi v nedigitalni obliki. Dostop do informacij druge ravni bi moral biti mogoč brez vstopa na nadzorovano območje, zlasti če se informacije zagotovijo digitalno (to se lahko na primer doseže s povezavo). Drugo ustrezno sredstvo je lahko telefonska številka, na katero je mogoče poklicati. Ne glede na to, kako se informacije zagotovijo, morajo vsebovati vse, kar je obvezno v skladu s členom 13. Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Posnetki videonadzora se lahko ob upoštevanju načel iz 5. člena Splošne uredbe hranijo največ eno leto od trenutka nastanka posnetka. Upravljavec, ki izvaja videonadzor, mora zagotoviti, da je videonadzorni sistem zavarovan, kot to določata 24. in 32. člen Splošne uredbe.

Vpogled, uporaba ali posredovanje posnetkov videonadzornega sistema so dopustni samo za namene, ki so zakonito obstajali ali so bili navedeni na obvestilu v času zajema posnetka, kar pomeni, da njihove uporabe preko tega po prosti presoji upravljavca ni mogoče širiti.

Pri izvajanju videonadzora dostopa do poslovnih prostorov, morajo biti pisno obveščeni tudi vsi zaposleni. Če gre za videonadzor, ki se vrši po 77. členu ZVOP-2, lahko zbirka podatkov vsebuje tudi datum in čas vstopa v uradni službeni prostor in izstop iz njega, osebno ime posnetega posameznika, naslov začasnega ali stalnega bivališča, zaposlitev, označbo njegovega osebnega dokumenta in razlog vstopa. Glede videonadzora na delovnem mestu pa so pravila zelo stroga. Ta je mogoč le če je nujno potreben za varnost ljudi ali premoženja ali odkrivanja kršitev na področju iger na srečo ali za zavarovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti in teh namenov ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. Navedeno pomeni, da je prepovedano snemati delovno mesto, kjer delavec dela, razen če je to nujno glede na zahteve iz prejšnjega stavka.

Na spletu lahko najdete več različnih predlogov, kako naj izgleda označevalna tabla o izvajanju videonadzora in v nadaljevanju je le eden od njih.

Podrobnejše podatke in tudi odgovore na precej vprašanj povezanih z izvajanjem videonadzora najdete v pojasnilih Informacijske pooblaščenke v dokumentu Smernice glede izvajanja videonadzora.

Avtor: OZS, Maja Lajevec

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj